Netiqueta y seguridad en el uso del correo electrónico (email).

El sistema de comunicación digital más usado en el entorno laboral, y para algunos también en el personal, es el correo electrónico (email). Recibimos al día una media de 80 correos, y lo consultamos más de 150 veces al día, pero tan sólo el 20% de los mensajes que recibimos son relevantes para el día a día. Este dato debería hacernos reflexionar sobre los usos incorrectos que le damos, con el fin de optimizarlo y no convertirnos en difusores de correo basura o «spam«.


Es tal el interés suscitado por esta herramienta, que cuenta con su propia onomástica, el 9 de octubre se celebra el Día Mundial del Correo, fecha señalada en el calendario por la ONU para conmemorar el nacimiento de la Unión Postal Universal en 1874.


El correo electrónico y el navegador de Internet son dos herramientas que utilizamos a diario en nuestra vida digital, bien sea a través de ordenadores personales, bien sea a través de dispositivos móviles, y por tanto es necesario que conozcamos su funcionamiento y hagamos un adecuado uso de ambas.

El correcto o incorrecto manejo de nuestro correo puede mostrar cómo somos. El tema de las reglas básicas de comportamiento y comunicación en Internet, las reglas de netiqueta, ya lo tratamos en este artículo del blog; en el mismo diferenciábamos las normas dependiendo del contexto digital en el que nos comunicamos.


Este artículo tenía previsto enfocarlo al uso correcto del correo electrónico, sobre todo en el entorno profesional, pero dados los hechos acaecidos el pasado viernes, 12 de mayo, el ciberataque con el virus Wannacry que se extendió a nivel mundial, voy a intercalar algunos comentarios relacionados con la seguridad en el uso del email, os preguntaréis la relación entre ambos, por si no lo sabéis se propagó vía correo electrónico. En los enlaces relacionados os facilito más información sobre el asunto. 
Comenzamos con algunas recomendaciones para mejorar nuestra competencia digital en el uso del email en el ámbito laboral, que también pueden ser aplicadas en el ámbito personal.


Cómo escribir un correo electrónico correcto en el entorno laboral.

  • Evitar las mayúsculas, tanto en el asunto como en el cuerpo del correo. En Internet las mayúsculas equivalen a gritar, y pueden ofender al destinatario.
  • El Asunto es importante. La información principal debe estar en el asunto del correo para evitar la pérdida de tiempo del destinatario.
  • Las faltas ortográficas y gramaticales en el entorno laboral están mal vistas, revisar el texto antes de enviarlo y usar el corrector ortográfico en caso de duda.
  • Sencillez y claridad. Hay que evitar exceso de adornos, colores, imágenes, gráficos, todo lo que no sea imprescindible debemos suprimirlo, evitaremos confusión.
  • La extensión del correo. Depende de diversos factores, en cualquier caso debemos intentar ser lo más específicos posible en el mensaje para que resulte efectivo
  • Archivos adjuntos. Comprobar que se han adjuntado, y que el servidor de correo permite que se adjunte, tener en cuenta el tamaño del mismo.
  • Evitar los emoticonos, su uso no es serio en el entorno laboral. Sucede lo mismo con los GIFS o los vídeos.
  • Amabilidad. Nunca está de más escribir «gracias» y «por favor», además de estar bien valorado. Evitar fórmulas que sean demasiado informales (besos, abrazos, etc, son para un entorno más familiar o personal)
  • Utilizar una cuenta de correo corporativa o de empresa, que incluya el nombre y apellido o apellidos del trabajador.
  • La firma del correo electrónico también debe ser formal, no incluir elementos que desvíen la atención y transmitan una imagen poco profesional. Aquí si que se incluyen imágenes con logotipos corporativos.
  • Uso de signos de puntuación adecuados. Varios signos de exclamación, negritas, puntos suspensivos, solo sirve para dar un mal aspecto al texto. Se utilizarán cuando sea oportuno, siempre respetando las reglas ortográficas y gramaticales.
  • Responder a todos. Debemos prestar atención a los destinatarios del mensaje, y no debemos incluir a personas en correos que no son destinatarios del mismo.
  • Responder a la respuesta de otros. Cuando respondamos a un correo que a su vez es respuesta de otra persona, es conveniente dejar sólo la última respuesta, de lo contrario vamos a enviar un mensaje demasiado largo, además de que pueden existir respuestas en cadena de las que no somos destinatarios.
  • Uso del CC (copia de correo) o CCO (copia de correo oculto). En caso de enviar un correo con copia a muchas direcciones es recomendable ponerlas en «correo oculto» para no dejarlas visibles al resto de destinatarios del correo.
Os recomiendo visualizar el siguiente vídeo donde encontraréis consejos útiles para contestar e-mails:
El correo electrónico, el arma preferida para los ciberataques.

El uso del correo electrónico como un punto de infección ha crecido, convirtiéndose en el arma preferida de los «hackers», en 2016 uno de cada 139 correos electrónicos que se recibían en España contenían «malware«, este dato sitúa a España como el noveno país de Europa con mayor destino de ciberamenzas.
Los fraudes relativos al correo electrónico corporativo también han crecido en los últimos tres años, con ataques diarios a más de 400 empresas, haciéndoles perder mucho dinero.

Recomendaciones en caso de infección:

  1. La forma más habitual de iniciar un ciberataque es a través de los archivos adjuntos del correo electrónico, las recomendaciones son: no abrirlos, no contestar al remitente, no hacer clic en ningún enlace del texto.
  2. El primer síntoma de infección suele ser un pantallazo azul.
  3. Una vez detectada la infección: apagar el equipo, desconectarlo de la red eléctrica y no reiniciarlo.
  4. Avisar al equipo de soporte técnico de la empresa, en caso de que sea en el trabajo, o contactar con la empresa de antivirus que nos ofrece ese servicio.

Enlaces relacionados.
Con el ciberataque.

Con el uso correcto del correo electrónico.

Si te resulta interesante y útil esta información, no dudes en difundirla, recuerda que el conocimiento que no se comparte pierde por completo su valor.

3 Respuestas

  1. Tomás dice:

    Muy instructivo y útil. Gracias

  2. Esperanza dice:

    Como tu bien dices, lo que ponemos en internet y como lo ponemos, es el reflejo de como somos. Son normas muy sabias. Gracias por tus consejos.

    Esperanza

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